Öffentliches Verfahrensverzeichnis nach §4g Absatz 2 BDSG

  1. Verantwortliche Stelle

    Ambulante Dienste Wilhelm GmbH

  2. Geschäftsführer

    Claudia Wilhelm, Alexandra Galauch

  3. Anschrift der verantwortlichen Stelle

    Immenhäuser Straße 18, 34376 Immenhausen
    Telefon 05673 925855
    Telefax 05673 925866
    eMail:kontakt@remove-this.ambulante-dienste-wilhelm.de

  4. Betrieblicher Datenschutzbeauftragter

    Frank Bischoff

  5. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verwaltung oder –nutzung

    Gegenstand des Unternehmens ist der Betrieb von Pflegeeinrichtungen. Zweck der Gesellschaft ist auch die Errichtung und Umsetzung neuer, am Bedarf der zu versorgenden Menschen ausgerichteter Versorgungsstrukturen. Die Datenerhebung, -verarbeitung, und -nutzung erfolgt zur Ausübung dieses Zwecks. Daten müssen teilweise aufgrund gesetzlicher Vorschriften (z.B. Sozialgesetzbuch bzw. Heimgesetze der Länder) erhoben werden.

    Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen wie im Wesentlichen die

    • Versorgung mit Dienstleistungs- und Produktinformationen sowie Beschwerdemanagement (Interessenten- und Kundenverwaltung, -betreuung), Erstellung von Rechnungen.
    • Lieferanten- und Dienstleisterdatenverwaltung
    • Bewerberdatenverwaltung und Mitarbeiterdaten zur Vertragsgründung und -aufrechterhaltung (Personaldatenverwaltung)
  6. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

    Es werden im Wesentlichen zu folgenden Gruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt, soweit es sich um natürliche Personen handelt und soweit diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich sind:

    • Kunden (Adressdaten, Daten zu den Sozialversicherungsträgern, Daten von Angehörigen und bestellten Betreuern, Vertragsdaten, soweit zur Vertragsabwicklung erforderlich, Abrechnungsdaten, medizinische Daten wie Diagnosen, Therapien und ärztliche Verordnungen, Daten zur Pflege wie Biografiedaten und Verlaufsbeschreibungen, ggf. sonstige Daten, soweit sie für die ordnungsgemäße und sachgerechte Abwicklung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind.)
    • Interessenten (Adressdaten, Interessengebiete, Angebotsdaten)
    • Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, Ehrenamtlich Tätige, Bewerber und ehemalige Mitarbeiter (Bewerbungsdaten wie Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und zu Qualifikationen, Vertrags-/Stamm- und Abrechnungsdaten einschließlich Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, zur Lohnsteuer und Sozialversicherung; Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich; Transaktions- und Leistungsdaten; Name und Alter von Angehörigen sofern für Sozialleistungen relevant; Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertraute Vermögensgegenstände; Kontaktinformationen; Mitarbeiterstatus; Qualifikationen; Mitarbeiterbeurteilungen; beruflicher Werdegang; zu Zwecken der Personalverwaltung und -steuerung, der Kommunikation sowie der Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen)
    • Externe Dienstleister (zur Verwaltung und Steuerung, zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen, Bankverbindungen, Abrechnungs- und Leistungsdaten)
    • Geschäftspartner und Agenturen, (i.w. Adress-, Abrechnungs- und Leistungsdaten)
    • Lieferanten (Adress- und Funktionsdaten)
    • Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen auch so weit es sich dabei um juristische Personen handelt (Kontaktkoordinaten sowie Betreuungsinformationen)
  7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

    • Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Heimaufsichten).
    • Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Vertrieb, Telekommunikation und EDV).
    • Externe Stellen (Vertragspartner) soweit diese zur Vertragserfüllung notwendig sind.
    • Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG zur Abwicklung der Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag.
    • Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen), gruppenzugehörige Unternehmen oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben genannten Zwecke, soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat, dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigten Interesse zulässig ist.
  8. Datenübermittlung in Drittländer

    Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der Vertragserfüllung, erforderlicher Kommunikation sowie anderer im BDSG ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittstaaten; eine solche ist auch nicht geplant.

  9. Regelfristen für die Löschung der Daten

    Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und –fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahres den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Daten der Kunden werden nach weiteren dreißig Jahren gelöscht. Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten genutzt (z. B. im Personalverwaltungsbereich, wie z. B. abgelehnten Bewerbungen, die nach drei Monaten gelöscht werden). Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 6. genannten Zwecke wegfallen.